כל בעל עסק מזדהה היטב עם האמרה – "הלוואי והיו לי עוד שעות ביום להשלמת כל המשימות"
כבעלי עסקים אנו מנהלים אורח חיים עם שלל משימות ומעוניינים לטרוף את העולם ולגרום לעסק להמריא הכי רחוק שאפשר, ובצדק. הרי בסופו של יום אנו רוצים לסגור את המשכנתא, לצאת לחופשה ולהביא פרנסה מכובדת לביתנו. אולם הטירוף של היום יום מביא אתו משימות רבות הנערמות על שולחננו ובסוף כל יום אנו לא מספיקים לבצע את כולן.
למה זה קורה? מסתבר שהפתרון הטוב ביותר נעוץ בניהול זמן אפקטיבי.
אז איך מתחילים לנהל זמן בצורה אפקטיבית, כזאת שתגרום לנו לסיים את היום "נקי" ממשימות?
1.רשימה של מטלות בדרכים שונות…
רבות דובר על רשימת משימות אותה רצוי להכין בתחילת שבוע או בתחילת כל יום, אולם בפועל כל בעל עסק יודע כי הרשימה מחזיקה מקסימום יום יומיים. לכן, חשוב לא להתייאש! בחרו את הדרך הטובה ביותר עבורכם לנהל משימות, כגון: דרך אפליקציה, מערכות CRM, יומן משימות של גוגל, יומן אמיתי עם דפים כמו של פעם, פתקים קטנים התלויים במשרד, רשימת משימות בסלולר וכו'. נראה כי לא חסרות דרכים, נותר לכם לנסות כמה אופציות עד שתמצאו את הדרך הנוחה לכם.
2.בלי מסיחי דעת
כל אחד יודע מה מסיח את דעתו ומוציא אותו מריכוז, אם זה שקט או רעש, הודעות מרשתות חברתיות, קבוצות ווטסאפ, טלפונים וכו'. לכן, נסו להגדיר אשית לעצמכם ואח"כ ללקוחות ו\או לעובדים, זמנים שבהם אינכם זמינים (רק במקרי חירום), השתיקו את ההודעות מהרשתות החברתיות, כבו את החלונות הקופצים , 40% מזמן העבודה שלנו מתבזבז על התאוששות ממסיחי דעת.
3.כלל יסוד – עשו סדר עדיפויות
חשוב לטפל במשימות על פי סדר עדיפויות, כאשר ההמלצה היא לפתוח את הבוקר עם משימות מורכבות הדורשות ריכוז וכאלו שיש לנו נטיה לדחות, כיוון שבבוקר אתם מלאים באנרגיות וכך לא תהיו טרודים כל היום במחשבות על המשימות הקשות הממתינות לכם. כמו כן, סדרו את המשימות על פי סדר עדיפויות מהדחופות יותר לפחות דחופות.
4.לא לקפוץ בין משימות
לכל אחד מאתנו יש סדר עדיפויות מסוים, אולם משום מה אנו קופצים בין משימות כי בדיוק הלקוח ההוא התקשר וההוא רק שאלה קטנה וכו'. לכן, חשוב לסיים את המשימות עד תומם ולא לקפוץ ביניהם כדי לא לאבד ריכוז. כמו כן, רכזו משימות הקשורות לאותו נושא כדי לייעל את העבודה. לדוגמא – רכזו את המשימות הקשורות לכספים וכך תוכלו גם לחסוך בזמן.
5.מתקשים? אולי זה הזמן להיעזר במיקור חוץ?
תתרכזו במשימות המצריכות את הידע המקצועי שלכם ואת השאר תוציאו החוצה לבעלי מקצוע שאתם סומכים עליהם.
סיוע בשירותי מיקור חוץ כגון רו"ח, קידום ברשתות חברתיות, משאבי אנוש, שירותי משרד
יכולים לחסוך לכם לפחות 30% מהזמן שלכם.
בואו נתרגם את זה לשעות – נניח שאתם עובדים 10 שעות ביום, ומתוכן 3 שעות מתבזבזות לכם על הוצאת חשבוניות, מענה ללקוחות, שירות לקוחות, גיוס עובדים, קידום העסק ברשתות החברתיות וכו'. אם תחסכו כל יום שלוש שעות תוכלו בסופו של יום להשקיע עוד שעה בגיוס לקוחות חדשים, לתכנן ולהשקיע בשירותים או מוצרים נוספים ואפילו לחזור מוקדם יותר למשפחה.
נשמח לעמוד לשירותך ולקידום העסק שלך,
צוות ADMINZ
